« La Médiation avec Zoom » par Clare Fowler (Mediation.com) traduction Google


« Dans notre environnement social actuel très stressant, il est facile pour les conflits de susciter. Lorsque les clients communiquent avec les médiateurs pour obtenir de l’aide, nous avons besoin d’une solution rapide et efficace.

Pour beaucoup d’entre nous, cela signifie la médiation en ligne. Cela se fait maintenant couramment par vidéoconférence (Skype, Zoom et autres). D’autres options incluent le texte seulement (comme CREK) ou le chat en ligne. Certains médiateurs se sont déplacés pour téléphoner à la conciliation, où les médiateurs ont mis en place une conférence téléphonique avec tous les participants ou séparément. La technologie la plus courante et la plus efficace, de notre propre expérience et ce que nous entendons des médiateurs à Mediate.com, semble être d’utiliser Zoom pour accueillir une vidéoconférence. Cet article passe en revue le processus de base pour la médiation avec Zoom en ligne.

  1. Logiciel: Si vous avez déjà une application que vous êtes à l’aise avec, comme WebEx, GoToMeeting ou Skype, vous pouvez sûrement continuer avec cela. Cependant, assurez-vous que vous ne manquez pas les capacités nécessaires, pour être décrit plus tard. Il semble que la plate-forme vidéo la plus commune est Zoom, et nous avons également hâte d’entendre d’autres suggestions de professionnels.
  1. Plan : Si c’est la première fois que vous utilisez un logiciel de vidéoconférence, vous devriez essayer la version gratuite pour vous assurer que vous l’aimez. Toutefois, avant votre première réunion client, vous voudrez probablement passer à la version «pro». Les limites communes avec une version de base comprennent qu’une réunion se limite après 30 ou 40 minutes, il ya un maximum de 2 participants, les clients doivent regarder une annonce avant qu’ils puissent rejoindre, et / ou une expérience utilisateur plus « clunky » (plus de clics, inscription difficile, etc.). Tous ces obstacles entravent l’établissement d’un sentiment de sécurité et de relations avec vos clients et votre apparence professionnelle.
  1. Paramètres: Bien sûr, passez du temps à passer par les paramètres logiciels pour identifier ce que vous êtes le plus à l’aise avec. Voici quelques suggestions par défaut qui aident à appuyer une médiation :
    1. Commencez l’appelavec la vidéo de tout le monde et le micro sur , tout comme s’ils étaient dans la salle.
    2. Avoir toutes les vidéos sur l’écran en même temps (par opposition à seulement mettre en évidence le haut-parleur). Cela vous permettra d’observer toutes les micro-réactions des participants à l’écoute.
    3. Activez le partage d’écran pour tout le monde. Si un client a une modification suggérée à un document, permettez-lui de partager son écran, au lieu qu’il ait besoin de vous envoyer le document.
    4. Activez les salles d’évasion. Cela vous permet de déplacer vos clients dans des salles d’évasion et un caucus séparés avec chaque client. Cela peut être activé dans vos paramètres, puis utilisé avec souplesse lors de votre réunion en ligne.
    5. Créer une pièce d’identité de réunion privée (PMI). Cela permet au lien pour les participants de se joindre à toujours être le même.
        1. Avantage : Vous pouvez créer des modèles d’invitation qui s’envoient automatiquement avec votre lien (par CaseloadManager.com, votre Outlook ou votre calendrier Google, ou dans Thunderbird ou MacMail.). Une fois que vos clients ont le lien, ils sont également préparés pour leur prochaine réunion avec vous.
        2. Inconvénient: Si tout le monde a le même lien, cela signifie que n’importe qui peut cliquer dessus à tout moment. Ainsi, votre client prévu pour demain pourrait cliquer sur le lien aujourd’hui et planter votre médiation actuelle. FIX: dès que toutes les parties ont rejoint votre médiation, cliquez sur participants -gt;Plus gt;Lock réunion. Cela empêchera toute personne inattendue de tomber, comme si vous fermiez la porte de votre bureau.
  1. Processus : Le processus d’utilisation d’un logiciel de vidéoconférence devrait, à temps, se sentir naturel (une fois que vous avez travaillé sur les plis).
    1. Créez une invitation (e-mail ou invitation au calendrier). Découvrez ce que l’ID de réunion et l’ID de conférence sont dans vos paramètres, puis utilisez-le pour créer une invitation conviviale et chaleureuse qui indique clairement aux participants où cliquer.
    2. Envoyez cette invitation aux participants tôt et un rappel à l’avance. Rappelez-vous, pour de nombreux clients, il s’agit d’un nouveau processus, il est donc bon de surpartage de l’information pour les rassurer et pour plus de commodité. Dès que la réunion est prévue, envoyez-leur le lien d’information, puis encore environ 15 minutes avant votre réunion.
    3. Début de votre réunion : Joignez-vous à la réunion 5-10 minutes avant qu’il ne soit prévu de commencer à apporter des changements à votre éclairage, son, etc. TOUJOURS avoir une option de back-up pour le son. Si les haut-parleurs semblent étranges sur votre ordinateur ou un participant, sachez comment appeler avec votre téléphone. Certains médiateurs partagent un écran d’éclaboussure qui ressemble à une salle d’attente invitante pour les participants à voir quand ils se connectent. Pendant que vous jouez la médiation, assurez-vous que personne n’enregistre (généralement indiqué par un feu rouge clignotant en haut à gauche de l’écran). Vos paramètres doivent limiter cela de sorte que vous êtes le seul autorisé à enregistrer, mais c’est toujours sage à vérifier.
  2. (Extrait de mediate.com mars 2020)
  3. En savoir plus sur https://www.mediate.com/articles/online-mediating-zoom.cfm

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